Règlements intérieurs de l’AEIC

Janvier 2011

 

[Note : les présents règlements peuvent être modifiés, supprimés en tout ou en partie ou élargis, selon les procédures indiquées dans les règlements généraux de l’AEIC.]

 

Partie I: Énoncé d’application

Rien aux présentes ne peut contrevenir aux lettres patentes, règlements généraux, statuts corporatifs, lois constitutives et autres lois ou contrats auxquels l’association est assujettie.

Dans les articles où les termes utilisés comprennent des mots tels « devrait », « encouragé » ou d’autres mots ou phrases indiquant nettement une suggestion, le règlement contenant ces expressions ne doit pas être interprété comme une exigence pour le conseil d’administration (CA) ou les membres de s’y conformer. Tous les autres règlements doivent être interprétés comme une obligation pour le conseil d’administration et les membres de s’y conformer, à moins qu’un tel règlement ne soit modifié ou suspendu par le conseil d’administration.

Les phrases comprises entre crochets [ ] sont des notes explicatives au sujet des règlements de l’association; elles n’ont aucun caractère officiel. Ces notes ont été intégrées afin de permettre aux administratrices et aux membres à qui le langage formel des règlements ne serait pas familier de mieux les comprendre et les interpréter.

Partie II: Objectifs

[Cette section ne peut être modifiée sans modifier au préalable les lettres patentes de l’association]

Les objectifs de l’association font partie intégrante de ses lettres patentes et sont reproduits ci-dessous:

1. Offrir un lien communicationnel entre les étudiantes infirmières à travers le Canada, tout en reconnaissant le caractère bilingue de notre pays.
2. Agir comme porte-parole officiel des étudiantes infirmières.
3. Fournir à ses membres des moyens d’exprimer leurs opinions sur des sujets relatifs à la profession infirmière.
4. Encourager ses membres à poursuivre leur formation générale et professionnelle.
5. Établir des liens avec les autres organismes concernés par le travail des infirmières.
6. Faire connaître les travaux existants et les besoins en matière de recherche dans le domaine infirmier.

 

Partie III: Adhésion

Cotisations

La cotisation annuelle pour une section est de dix dollars (10 $) par étudiante à temps plein et de six dollars (6 $) par étudiante à temps partiel.

Les cotisations des nouvelles sections doivent être payées à l’administratrice des ressources au plus tard à la date indiquée dans la partie XIII (Finances) des présents Règlements intérieurs. Un établissement d'enseignement qui joint l’AEIC pour la première fois, après le congrès régional, mais avant l’Assemblée générale annuelle, doit acquitter la moitié de la cotisation annuelle exigible, et ce, pour les deux premières années. Une nouvelle section, telle que mentionnée dans les règlements généraux, se définit comme un établissement qui n’a jamais été membre. Le nombre d’étudiantes d’un établissement doit être confirmé par une lettre officielle du registraire de l’établissement membre ou par un autre corps officiel reconnu. Pour les sections où des infirmières autorisées sont intégrées à des classes régulières de premier cycle universitaire, ces infirmières autorisées doivent être incluses dans le nombre total d’étudiantes aux fins du calcul de la cotisation. Une section ne sera considérée membre en règle qu’au moment où ladite lettre aura été reçue, accompagnée de la cotisation requise.

La cotisation pour une membre continue (ancienne étudiante) est de vingt-cinq dollars (25 $).

La cotisation pour une membre à distance est de quinze dollars (15 $).

La cotisation pour une membre affiliée est de deux cents dollars (200 $).

La cotisation pour les membres corporatifs est de:

1500 $ ou plus pour les membres Or

1000 $ ou plus pour les membres Argent

500 $ ou plus pour les membres Bronze

500 $ et moins pour les membres corporatifs

Aucune cotisation n’est exigible pour les membres à vie et les membres honoraires.

L’administratrice des ressources émettra pour chaque section, dans les trente (30) jours suivant le paiement de la cotisation, un reçu ainsi qu’un certificat officiel attestant de l’adhésion de la section.

Le Conseil d’administration révisera les frais d’adhésion tous les quatre ans et, si nécessaire, proposera une augmentation qui ne peut dépasser deux dollars (2 $) par étudiant et qui devra être acceptée par l’assemblée générale.

Renouvellement d’adhésion

Les membres (régulières, affiliées, corporatifs) doivent renouveler annuellement leur adhésion à l’AEIC en faisant parvenir à l’administratrice des ressources, au plus tard le 9 novembre, la cotisation requise, les noms de la déléguée officielle et de la déléguée associée ainsi que leurs coordonnées complètes à l’aide du formulaire des Règlements intérieurs et du Manuel de référence.

 

 

Rétablissement d’adhésion

Les membres peuvent être rétablis en cette qualité si:

• ils satisfont les critères d’admissibilité conformément à la Partie IV des règlements généraux;
• l’administratrice des ressources reçoit le formulaire de demande d’adhésion et la cotisation d’adhésion conformément aux présents règlements intérieurs.

 

Adhésion corporative

Une adhésion corporative est offerte à toute entreprise qui veut appuyer les activités et les initiatives de l’association. L’adhésion corporative peut, à la discrétion de l’assemblée générale annuelle, être divisée en quatre catégories:

Membres corporatifs Bronze;

Membres corporatifs Argent; et

Membres corporatifs or.

 

Toute entreprise, qui veut devenir membre corporatif (toutes catégories) doit faire une demande d’adhésion à l’association et sera, en conformité aux Règlements intérieurs de l’association, à l’approbation du conseil d’administration et après paiement de la cotisation requise selon le niveau d’adhésion, acceptée comme membre en règle de l’association.

 

Ces membres auront droit aux privilèges et avantages conformément à leur niveau d’adhésion. Aucun membre corporatif n’aura le droit de vote peu importe les circonstances:

 

Membre corporatif Or de l’AEIC

• Reconnaissance dans deux (2) parutions du bulletin « Le Réseau » à titre de Membre corporatif Or de l’AEIC
• Espace pour le logo d’une entreprise et/ou un slogan dans deux (2) parutions du « Réseau »;
• Espace (maximum une demi-page) pour un article, une publicité ou une offre promotionnelle dans une parution du « Réseau »
• Un lien direct entre le site officiel de l’AEIC et le site de l’entreprise
• Affichage du logo de l’entreprise sur le site officiel de l’AEIC
• Un escompte de 25% sur les frais d’inscription au congrès national pour les délégués d’entreprise

 

Membre corporatif Argent de l’AEIC

• Reconnaissance dans deux (2) parutions du bulletin « Le Réseau » à titre de Membre corporatif Argent de l’AEIC
• Espace pour le logo d’une entreprise et/ou un slogan dans deux (2) parutions du « Réseau »;
• Un lien direct entre le site officiel de l’AEIC et le site de l’entrepris
• Un escompte de 25% sur les frais d’inscription au congrès national pour les délégués d’entreprise

 

Membre corporatif Bronze de l’AEIC

• Reconnaissance dans deux (2) parutions du bulletin « Réseau » à titre de Membre corporatif Bronze de l’AEIC
• Un escompte de 25% sur les frais d’inscription au congrès national pour les délégués d’entreprise

 

Membre honoraire ou à vie

En vertu des règlements généraux 4.05 et 4.06 de l’AEIC, l’Assemblée générale peut élire des membres honoraires et des membres à vie durant la réunion de l’Assemblée générale. Le statut de membre honoraire ou à vie peut être octroyé à des personnes qui ont grandement contribué aux accomplissements de l’AEIC. Les candidats obtiennent leur statut par un vote de la majorité des deux tiers (2/3).

Les mises en candidature pour le statut de membre honoraire ou à vie doivent être soumises à l’ancien président le premier jour de la réunion du CA de janvier. Les candidatures doivent inclurent :

• Formulaire de candidature complété
• Justification orale ou écrite selon le cas

Après que les candidatures ont été vérifiées, elles sont présentées à l’Assemblée générale sous la forme d’une proposition.

Les étudiantes infirmières ne peuvent se voir octroyer le statut de membre honoraire ou à vie. Les nouvelles infirmières ne peuvent être considérées pour ce statut qu’un an après avoir obtenu leur diplôme.

Les membres honoraires ou à vie sont invités au Congrès de l’AEIC à titre d’observateur.

Les membres honoraires ou à vie paient une cotisation de zéro (0) $ CAN à l’AEIC.

L’assemblée générale annuelle peut révoquer le statut de membre honoraire ou à vie d’une personne quand celle-ci a violé la constitution ou les règlements généraux ou quand celle-ci a causé un tort considérable à l’AEIC. Une telle décision nécessite un vote à la majorité des deux tiers (2/3).

Les noms des membres honoraires et à vie de l’AEIC sont affichés sur le site Internet de l’AEIC.

Partie IV: Responsabilités des exécutifs régionaux

Responsabilités des déléguées de section

La déléguée officielle (DO) de chaque section doit:

• promouvoir l’AEIC auprès de la section conformément aux buts et aux objectifs de l’association;
• faire connaître l’AEIC à toutes les étudiantes infirmières de la section;
• informer les étudiantes des activités de l’AEIC et encourager leur participation;
• maintenir une adresse permanente pour la section et un dossier sur les affaires de l’AEIC et sur toutes les informations qui y sont liées, y compris la correspondance et les rapports;
• fournir au directeur/directrice régionale un résumé des buts et des activités de la section pour l’année, lui soumettre une note mensuelle et l’informer de tout changement de numéro de téléphone tout au long de l’année;
• communiquer avec les facultés, les ordres, les écoles de sciences infirmières et de soins infirmiers et les établissements membres de la région concernant les activités de la section;
• s’inscrire au le forum de discussion de l’assemblée générale annuelle;
• devrait soumettre au moins une fois par année un (1) article au directeur/directrice des publications et promotions de l’association, pour publication dans le bulletin Le Réseau;
• assister à toutes les réunions concernant les affaires de la région et aux réunions de l’assemblée générale annuelle; et en cas d’impossibilité d’y assister, adresser par écrit au directeur/directrice régionale une note l’informant de son empêchement;
• présenter un rapport oral et écrit, de même que ses recommandations, à chaque réunion de la région;
• remettre à la déléguée officielle (DO) qui lui succédera tous les rapports et dossiers, accompagnés d’explications et de ses recommandations verbales et écrites, dans les quatorze (14) jours suivant la fin de son mandat;
• travailler en collaboration avec la déléguée associée (DA) à la promotion et à l’exécution des activités de l’association;
• faire la promotion des bourses de l’AEIC et s’assurer que les formulaires de candidatures sont transmis aux étudiantes intéressées;
• distribuer les bulletins de l’association aux membres de section ainsi qu’aux personnes appropriées;
• remplir le formulaire de soumission de candidature au prix du mérite régional pour chaque section;
• s’assurer que les cotisations sont acquittées conformément aux présents règlements;
• exercer des pressions auprès de l’administration de leur établissement afin que la cotisation de l’AEIC fasse partie des frais d’inscription de leur établissement; et
• envoyer une note mensuelle, par courriel, la première semaine de cours en septembre et le dernier vendredi de chaque mois, de septembre à mars, à l’attention de l’exécutif régional. Ces notes peuvent être de nature informelle et sont destinées à renseigner les autres sur ce qu’il se passe dans leur école.

La déléguée associée (DA) doit:

• aider la DO à remplir ses fonctions;
• agir comme mandataire de la DO dans les cas où cette dernière ne peut assister aux réunions concernant les affaires de l’association;
• assister à toutes les réunions concernant les affaires de la région et aux réunions de l’assemblée générale annuelle; et en cas d’impossibilité d’y assister, adresser par écrit au directeur/directrice régionale une note l’informant de son empêchement;
• agir en lieu et place de la DO lorsque celle-ci est dans l’impossibilité d’être présente;
• être la représentante étudiante dans la section juridictionnelle des associations canadiennes respectives (ex. pour les étudiantes infirmières autorisées, la section juridictionnelle de l’Association des infirmières et infirmiers du Canada; pour les étudiantes infirmières auxiliaires, la section juridictionnelle de la « Canadian Practical Nurses Association » ou du Conseil canadien de réglementation des soins infirmiers auxiliaires; et
• s’inscrire au forum de discussion de l’Assemblée générale annuelle.

 

Communications pancanadiennes

La ou le directeur/directrice régional(e) fera parvenir à chaque section, par courriel, une copie du guide de septembre.

 

Communications régionales

Il est entendu que les DO/DA de chaque section devront:

• fournir ses coordonnées au directeur/directrice régionale chaque année et mettre à jour si nécessaire;
• maintenir un compte courriel pour les besoins de la section-AEIC, vérifier leurs courriels et répondre à ceux-ci au moins une fois par semaine;
• soumettre une note mensuelle à l’exécutif régional mentionnant les activités de la section;
• être le lien de communication entre l’AEIC et les membres de leur section en diffusant l’information pertinente; et
• remettre un rapport deux fois par année à l’exécutif régional quatorze (14) jours avant les réunions régionales d’automne et d’hiver pour des fins de présentation

 

Un problème ou un manquement en matière de communication se définit comme suit:

• Ne pas vérifier sa boîte de réception de courriels, tel que requis.
• Ne pas fournir ses coordonnées au directeur/directrice régionale;
• Ne pas aviser le directeur/directrice régionale d’un changement de coordonnées;
• Ne pas envoyer de note; ou
• Ne pas répondre aux requêtes directes du directeur/directrice régionale ou de l’exécutif régional

 

Le conseil d’administration a déterminé que les mesures suivantes pourront être prises par le directeur/directrice régionale, advenant un problème de communication:

• Si aucune réponse n’a été reçue de la personne concernée au bout d’une semaine, le directeur/directrice régionale expédiera un nouveau courriel;
• Si la situation persiste toujours une semaine après le second courriel, le directeur/directrice régionale tentera de communiquer par téléphone avec la personne concernée;
• Si le directeur/directrice régionale ne peut obtenir une réponse après trois (3) semaines, le directeur/directrice régionale peut communiquer avec le directeur du programme de la section de la DO pour :

1. essayer de rétablir la communication avec la DO;
2. déterminer si la DO veut encore assumer le poste;
3. si la DO ne veut ou ne peut plus assumer le poste, désigner la DA qui reprendra le poste; ou
4. si la DO ne veut ou ne peut plus assumer le poste, organiser le recrutement d’une nouvelle DO.

 

Les mesures suivantes peuvent être prises par les DO/DA si un problème de communication se produit :

• Si un directeur/directrice régional ne répond pendant une période de deux (2) semaines, les DO/DA peuvent communiquer avec le Président pour rétablir la communication.
• Si on n’obtient toujours pas de réponses après une (1) semaine, le Président peut convoquer un comité de médiation du conseil et résoudre la situation en vertu de la Partie XI des règlements. 

Les circonstances atténuantes susceptibles d’excuser la personne concernée du scénario ci-dessus comprennent:

• La maladie ou le décès de la personne concernée ou d’un membre de sa famille;
• Des circonstances où la personne est absente ou occupée au point qu’elle ne peut accéder à sa boîte de courriels. Dans les cas mentionnés ci-haut, la personne doit aviser le directeur/directrice régionale et les autres DO/DA de sa région de la situation; et
• Durant l’été, lorsque les étudiantes ne sont pas en classe, on tient pour acquis que la boîte de réception des courriels n’est pas vérifiée aussi fréquemment. Malgré tout, elle doit être vérifiée au moins toutes les deux semaines.

 

Succession de déléguées 

En cas d’absence de procédure préétablie pour combler un poste de DO devenu vacant, il est pris pour acquis que la DA assurera le rôle de DO.

Partie V: Pouvoirs et responsabilités du conseil d’administration et des administratrices

Cette section ne peut être modifiée seulement par l’Assemblée générale annuelle

Tous les Directeurs et administrateurs ont un mandat d’un (1) an, du 1^er avril au 31 mars et doivent :

• être un membre en règle (sauf l’ancien président, l’agente administrative et la représentante de CASN Representative)
• être étudiant infirmier pour la majorité du mandat
• soumettre un rapport tous les deux mois au CA pour décrire les activités liées au poste et assurer la communication;
• soumettre à la nouvelle personne en poste tous les documents liés au poste et les coordonnées externes pertinentes, y compris des instructions écrites et verbales et des recommandations, avant la fin de leur mandat; et
• encadrer le travail de la nouvelle personne en poste pour assurer une bonne transition.

L’ancien président doit:

• bénéficier de financement pour assister à la réunion du printemps du conseil d’administration;
• agir à titre de membre du Conseil sans droit de vote;
• tenir à jour les coordonnées des membres honoraires et des membres à vie et communiquer avec ceux-ci;
• agir à titre de conseiller officiel du Congrès national;
• agir à titre de président du comité de gouvernance;
• agir à titre de mentor pour le nouveau conseil d’administration;
• assurer une transition en douceur entre le nouveau et l’ancien conseil d’administration et terminer toutes les tâches importantes avant le 1er juillet;
• coordonner la session d’orientation à la réunion du printemps du Conseil;
• mettre à jour les règlements généraux, les règlements intérieurs, ainsi que le Manuel de référence, tel que requis;
• présenter un rapport oral et écrit avec recommandations appropriées à chaque réunion du conseil d’administration;

La présidente doit:

1. agir comme dirigeante exécutive en chef de l’association;
2. être membre d’office de tous les comités;
3. exercer une supervision générale des intérêts et du bien-être de l’association;
4. coordonner et diffuser l’information au CA, notamment dans un rapport bimensuel;
5. maintenir contact avec les principales représentantes des organisations suivantes :

• Conseil international des infirmières (CII)
• Association des infirmières et infirmiers du Canada (AIIC)
• Association canadienne des Étudiants et Internes en Pharmacie (ACEIP)
• Fédération des étudiants et étudiantes en médecine du Canada (FEMC)
• National Student Nurses Association (NSNA)
• autres groupes d’infirmières et associations appropriées

1. avoir la garde des fonds de l’association, conjointement avec l’administratrice des ressources, la Directrice des communications et la VPDEIR;
2. assumer la responsabilité des dossiers personnels des membres du CA;
3. superviser les dirigeantes nationales et l’administratrice des ressources;
4. envoyer des avis de convocation aux réunions du CA, conformément au règlement général 8.03;
5. fournir un ordre du jour à chaque administratrice, au moins quatorze (14) jours avant la tenue d’une réunion du CA et cinq (5) jours avant la tenue d’une réunion du comité exécutif;
6. fournir un ordre du jour à chaque administratrice et à chaque déléguée officielle au moins quatorze (14) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle;
7. préparer et soumettre le rapport annuel de l’Association au Congrès national;
8. demander à chaque administratrice un rapport écrit, y compris ses recommandations,  quatorze (14) jours avant la tenue d’une réunion du CA et trente jours (30) jours avant l’Assemblée générale annuelle;
9. présider les réunions du CA et l’Assemblée générale annuelle;
10. présenter un rapport écrit, y compris ses recommandations, à chaque réunion du CA et à l’Assemblée générale annuelle;
11. recevoir et distribuer les résolutions proposées, afin qu’elles soient discutées par l’assemblée générale annuelle;

 

La vice-présidente/directeur/directrice, Éducation inter/intra-professionnelle et recherche (VPDEIR) doit:

• avoir la garde des fonds de l’association, conjointement avec la présidente, l’administratrice des ressources et la directrice des communications;
• en l’absence de la présidente, la remplacer et présider toutes les réunions;
• agir comme dirigeante exécutive en chef du comité d’attribution des bourses;
• assurer la présidence du comité d’attribution des bourses;
• coordonner toutes les activités relatives à l’éducation et à la recherche;
• superviser le forum de discussion éducationnel, duquel elle est responsable des sujets mensuels;
• suggérer des activités et contribuer à l’organisation d’activités de promotion de la profession et de la recherche infirmière;
• suggérer des activités éducationnelles aux sections, afin qu’elles soient prêtes à participer aux discussions sur les thèmes et les sujets qui seront débattus lors du congrès national;
• coordonner les activités de promotion de toute littérature pertinente;
• établir et maintenir des contacts avec des associations de recherche (i.e. FCRSS,   IRSC, CHSPR) et des personnes-ressources jugées appropriées pour les activités d’éducation et de recherche de l’AEIC;
• établir et maintenir des liens avec les représentantes régionales et nationales en recherche et en éducation, pourvu qu’il y en ait;
• maintenir des liens avec les principales représentantes des organisations suivantes :
  • Association des Étudiants des Sciences de la Santé du Canada (AÉSS)
  • Association canadienne des écoles de science infirmière (ACÉSI)
  • autres associations étudiantes interprofessionnelles
• faire la promotion des postes d’assistante de recherche auprès des étudiantes infirmières membres de l’AEIC;
• présenter un rapport écrit avec ses recommandations à chaque réunion du CA et de l’Assemblée générale annuelle;

 

Le directeur/directrice des communications (DC) doit:

• assumer la responsabilité de la documentation, la dactylographie, le classement et la distribution des procès-verbaux des réunions du CA et de l’Assemblée générale annuelle;
• s’assurer que le site Internet est à jour;
• être la première interlocutrice auprès du gestionnaire du site Internet;
• recueillir tous les contenus destinés à la publication sur le site Internet provenant du CA et des membres de l’AEIC;
• superviser l’administratrice de l’informatique;
• Avoir la garde des fonds de l’association, conjointement avec l’administratrice des ressources et la VPDEIR;
• coordonner les communications externes du CA (ex. communiqués de presse);
• fournir à toutes les administratrices la liste des propositions adoptées avant leur départ de chaque réunion;
• distribuer les procès-verbaux des réunions du CA à chaque administratrice, et ceux des réunions de l’Assemblée générale annuelle à chaque administratrice, déléguée officielle et présidente de comité dans les quarante-cinq (45) jours suivant la réunion et les publiciser en les affichant sur le site Internet;
• sauvegarder sur support électronique une copie de rechange de toutes les réunions du CA, et la remettre à la présidente avant le départ;
• maintenir les listes de coordonnées des déléguées officielles et associées ainsi que la liste des coordonnées des membres du Conseil;
• assurer le suivi des notes CA et des rapports bimensuels des directeurs;
• collaborer à la mise en œuvre des changements apportés au guide de septembre selon les exigences du CA et s’assurer que la nouvelle version soit envoyée à la traduction.
• maintenir le document officiel de l’AEIC avec en-tête et en assurer la distribution;
• présenter un rapport écrit, y compris les recommandations, à chaque réunion du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle;
• être responsable de la modération du forum de discussion du site web et déléguer des pouvoirs de modération aux membres du CA désignés

 

Le directeur/directrice du congrès national (DCN) doit:

• assumer la responsabilité de la planification et de la coordination des activités du congrès national;
• conserver un dossier de tout ce qui s’est fait en préparation du congrès national;
• établir et maintenir toutes les communications nécessaires avec les membres et le CA afin de les tenir informés de l’avancement dans l’organisation du prochain congrès national;
• avec la présidente, inviter au congrès national tous les invités officiels;
• assurer la présidence du comité de planification du congrès national;
• préparer un horaire final du prochain congrès national et le remettre aux administratrices à la réunion du CA de l’automne;
• s’assurer que les comptes du congrès national fassent l’objet d’une vérification comptable avant le 31 mars;
• présenter un rapport oral et écrit avec ses recommandations à chaque réunion du CA et de l’Assemblée générale annuelle;
• inclure dans son budget les coûts de traduction du congrès national, y compris ceux de l’assemblée générale annuelle;
• nommer un directeur/directrice de l’équipe nationale (DEN).

 

Le directeur/directrice des services aux membres (DSM) doit:

• assumer la responsabilité de la coordination des souscriptions au niveau pancanadien, si la majorité des établissements membres en décident ainsi;
• suggérer et aider à l’organisation des activités promotionnelles;
• coordonner les activités de recrutement et de rétention partout au pays;
• administrer la production et la distribution de toutes les publications de l’association avec l’administratrice des publications;
• superviser l’administratrice des publications;
• présenter un rapport oral et écrit avec ses recommandations à chaque réunion du CA et de l’Assemblée générale;
• distribuer la trousse de septembre aux chapitres avant la réunion du CA à l’automne; la trousse doit inclure tous les formulaires d’inscription pour les membres;
• collaborer à la mise en œuvre des changements apportés au guide de septembre selon les exigences du CA et s’assurer que la nouvelle version soit envoyée à la traduction.
• envoyer les trousses de recrutement aux directeurs régionaux avant la dernière réunion du CA au mois de juin;

Le directeur/directrice du bilinguisme et de la traduction (DBT) doit:

• conseiller le CA sur tout ce qui touche la traduction des documents et soutenir ce dernier dans l’engagement de l’association à être un organisme bilingue. Ceci comprend la distribution de traductions en français et en anglais aux administratrices et aux exécutifs régionaux, lorsque nécessaire et financièrement possible;
• administrer les ressources de l’AEIC allouées au bilinguisme;
• s’assurer que tous les documents de l’AEIC soient rédigés dans les deux langues officielles du Canada;
• rechercher des opportunités de financement pour le bilinguisme;
• assurer la liaison avec les directeurs régionaux pour faciliter le recrutement et la rétention des écoles francophones;
• assurer la présidence du comité du bilinguisme et de la traduction;
• être bilingue, mais dans l’éventualité où il n’y aurait pas de candidate bilingue, une candidate non bilingue pourra devenir éligible à se présenter aux élections pour la position de directeur/directrice du bilinguisme et de la traduction;
• s’assurer que les produits du travail du comité du bilinguisme et de la traduction (ainsi que tout autre produit) soient dans les deux langues, à un niveau où la politique de communication en cours de l’association est respectée;
• s’assurer que la note explicative désignée/appropriée apparaît sur toutes les pages de tous les documents;
• être l’agent de liaison pour les Jeux infirmiers et coordonner l’implication du CNSA;
• être l’agent de liaison au Secrétariat international des infirmières et infirmières de l’espace francophone (SIDIIEF);
• présenter un rapport écrit, y compris les recommandations, à chaque réunion du CA et à l’Assemblée générale annuelle;

La directrice de la santé internationale doit:

• être l’agent de liaison ACDI/OMS/OPS;
• présider le comité de la santé globale;
• coordonner une initiative internationale d’éducation à la santé, promouvoir l’inclusion ou le maintien d’un volet de santé mondiale (certificat ou cours) dans les écoles des sciences infirmières au Canada;
• entretenir les relations avec les représentants  organisations suivantes :
  • Coalition canadienne pour la recherche en santé mondiale (CCRSM);
  • Société canadienne de santé internationale (SCSI);
  • Student University Network of Social and International Health (SUNSIH);;
  • Organisation mondiale de la santé (OMS);
  • International Council of Nurses – Student Network (ICN-SN);
  • Association canadienne des soins infirmiers internationaux (ACSII);
  • Association des infirmières et infirmiers du Canada (AIIC) Global Nursing Leadership Reference Group;
  • Global Health Education Consortium (GHEC);
  • Sigma Theta Tau International (STTI);
  • Nightingale Initiative for Global Health (NIGH);
  • Agence canadienne de développement international (ACDI);
  • World Healthcare Students’ Symposium (WHSS);
  • Organisation panaméricaine de la santé (OPS); et
  • autres groupes semblables.
• rester en liaison avec d’autres dirigeants nationaux d’échanges infirmiers;
• rester en liaison, tel que requis, avec d’autres dirigeants nationaux et responsables des professions de la santé;
• participer à toutes les réunions de l’ICN Student Network (si possible financièrement); et
• présenter un rapport écrit à chaque réunion du CA et au congrès national;

La directrice nationale de développement du leadership et de carrière doit:

• Présider le comité de développement du leadership et de carrière;
• assister à la conférence WINN/NTF;
• assister à la conférence nationale sur le leadership en soins infirmiers;
• coordonner les ateliers de développement de carrière conjointement avec les directrices des congrès nationaux et régionaux;
• coordonner et animer la semaine nationale des étudiantes et étudiants en soins infirmiers;
• être la personne-ressource auprès des organisations responsables du développement de leadership et de carrière;
• assurer la coordination du suivi post congrès national dont la lettre et les trousses à diffuser;
• préparer un rapport et participer à la réunion de l’Assemblée générale;
• coordonner avec les directrices régionales et le comité du leadership et du développement carrière la participation des étudiantes aux congrès régionaux sur le leadership;

Les directeurs/directrices régionales doivent :

• assister à toutes les réunions du CA, de l’Assemblée générale annuelle ainsi qu’à toutes les réunions de leurs exécutifs régionaux respectifs;
• assurer la liaison entre les membres de leurs régions respectives et le CA;
• établir et maintenir des relations avec les principales représentantes des associations d’infirmières provinciales/territoriales de leurs régions respectives;
• distribuer un ordre du jour des réunions de leurs exécutifs régionaux respectifs aux déléguées officielles de leurs régions respectives au moins quatorze (14) jours avant lesdites réunions;
• requérir un rapport écrit de chaque déléguée officielle de leurs régions respectives au moins quatorze (14) jours avant les réunions des exécutifs régionaux respectifs;
• présider toutes les réunions de leurs exécutifs régionaux respectifs;
• administrer toutes les activités reliées à l’attribution du prix du mérite régional;
• faire la promotion de l’AEIC dans leurs régions respectives;
• coordonner avec le directeur/directrice des services aux membres les activités de recrutement et de rétention dans leurs régions respectives;
• préparer et envoyer avec le directeur/directrice des services aux membres les trousses de septembre aux écoles sous forme électronique;
• remettre au directeur/directrice des services aux membres un rapport sur les trousses de recrutement avec le nom de l’école, les personnes ressources et le suivi effectué depuis la réunion du CA de janvier;
• présenter un rapport oral et écrit avec leurs recommandations à chaque réunion du CA et de l’Assemblée générale annuelle;
• gérer toutes les activités reliées au déroulement des élections des prochains directeurs/directrices régionales de leurs régions respectives. Dans le cas où un poste de directeur/directrice régionale deviendrait vacant et que l’on ne trouve pas de remplaçante, les autres directeurs/directrices régionales devront prendre collectivement en charge la gestion de cette région.

L’administratrice des ressources (AR) doit:

• cogérer les fonds de l’association, conjointement avec la présidente, la directrice des communications et la vice-présidente;
• tenir des registres financiers exacts, selon les principes comptables généralement reconnus;
• percevoir les cotisations;
• tenir un registre des membres et de leur statut;
• utiliser les fonds de l’association conformément aux directives du CA, du comité exécutif ou de l’Assemblée générale annuelle;
• fournir au CA et à l’Assemblée générale annuelle un état des résultats détaillé (profits et pertes), pour chacune des périodes de 3 mois finissant en juin, septembre, décembre et mars;
• s’assurer que les fonds de l’association fassent l’objet d’une vérification comptable conformément au règlement général 10.02;
• coordonner la documentation légale nécessaire à l’association (c.-à-d. formulaires affiliés, ministère de l’Industrie et Agence de revenu Canada);
• être le dépositaire du sceau de l’association;
• coordonner et diffuser l’information au CA, notamment dans un rapport bimensuel;
• assumer la responsabilité des bannières de l’association;
• assumer la responsabilité de l’ordinateur portable du CA;
• maintenir une base de données des commanditaires, des exposants/Exposition des carrières, ainsi que des dons;
• coordonner l’entreposage des archives et conseiller dans les négociations de contrat;
• faciliter le processus des applications/propositions pour les subventions de recherche, conjointement avec la VPDEIR;
• consulter le conseil d’administration avant d’accepter une invitation à parler au nom de l’AEIC lors d’un événement public externe;
• devrait aider et encourager les étudiantes membres à participer à des communications publiques externes [comme donner une entrevue à des médias, participer à des conférences, etc.];
• agir comme comptable des registres de l’association ou trouver un service de comptabilité qui soit le moins cher possible, tel que budgété par le CA;
• préparer et distribuer les accusés de réception de chaque demande venant des établissements membres et transmettre par courriel une confirmation de leur adhésion avec leur numéro de membre;
• émettre chaque année un certificat aux membres en règle à la réception du reçu du paiement des frais d’adhésion;
• coordonner sur une base journalière l’administration du bureau national de l’AEIC;
• coordonner les réunions du CA (déplacements, hébergement, lieux de réunion et repas) et la compilation du forfait de l’Assemblée générale annuelle;
• présenter un rapport écrit, y compris ses recommandations, à chaque réunion du CA et à l’Assemblée générale;
• consentir à demeurer en fonction pour un mandat initial de deux ans, renouvelable par la suite d’année en année sur accord des parties (le CA et l’AR); et

L’administratrice de l’informatique doit:

• rendre des comptes à la Directrice des communications
• présider le comité d’informatique;
• effectuer des mises à jour du site web à la demande de la Directrice des communications;
• s’assurer que les pages du site sont mises à jour en maintenant des contacts réguliers avec le DOC et le fournisseur de service internet;
• s’assurer que le site internet est accessible dans les deux langues officielles;
• être la personne-ressource auprès du fournisseur de service internet; 

L’administratrice de la diversité doit:

• rendre des comptes à la Directrice du bilinguisme et de la traduction;
• présider le comité de la diversité;
• assister aux événements axés sur la diversité;
• défendre la cause de la santé des femmes;
• travaillés sur des sujets entourant les groupes marginalisés;
• défendre la cause de la santé des communautés culturelles et des autochtones;

L’administratrice des publications doit:

• rendre des comptes à la Directrice des services aux membres;
• gère la production et la distribution du bulletin en ligne de l’AEIC : Le Réseau, les Manuels de congrès et le guide national du ACESI/AEIC;

L’administratrice de l’éducation et de recherches doit:

• rendre des comptes à la VPDEIR
• suggérer et participer à la promotion d’activités de recherche et relatives à la profession infirmière;
• suggérer des activités éducatives aux membres des sections afin de préparer les thèmes dont il sera question au Congrès national;
• coordonner des activités de promotion relatives aux sources pertinentes de documentation;
• assurer la participation aux activités de recherche et relatives à la profession infirmière;
• agir à titre de  membre permanent du Comité de planification stratégique et de récompenses;

L’administratrice nationale de la santé publique et de la communauté doit:

• rendre des comptes à la présidente et à l’assemblée générale annuelle;
• présider le comité national de la santé publique et de la communauté;
• assurer la liaison avec l’Association canadienne de santé publique (ACSP) et assister au congrès annuel si les finances le permettent;
• assurer la liaison avec le Regroupement canadien des associations de centres communautaires de santé (RCACCS);
• être la personne-ressource pour l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC);
• être la personne-ressource pour le groupe de référence en santé environnementale de l’AIIC;
• assurer la liaison avec les intervenants nationaux de première ligne en matière de santé communautaire et publique (c.-à-d. CHNAC);
• préparer un rapport et assister à l’assemblée générale annuelle;

Affaires externes

Si applicable, tout membre du conseil d’administration ou toute administratrice participant à un congrès ou réunion tenue par une organisation professionnelle en tant que représentante officielle de l’AEIC doit remettre un rapport écrit au CA, en utilisant le formulaire approprié contenu dans les règlements et le Manuel de référence, ainsi qu’un article qui sera publié dans Le réseau ou sur le site Internet de l’AEIC.

Positions vacantes

Advenant qu’une position de dirigeante devienne vacante au conseil d’administration, une administratrice devra être élue pour cette position par un vote à la majorité des deux tiers du CA. Une fois la position de dirigeante acceptée, la personne élue doit immédiatement démissionner verbalement de sa position précédente. Si une autre position du CA devient vacante, le CA en cours nommera un remplacement adéquat. La personne doit être élue pour cette position par un vote à la majorité des deux tiers du CA. Le vote sera dirigé par l’administratrice des ressources, par téléphone ou courriel.

 

Si la position d’administratrice des ressources devient vacante, le CA doit recruter une nouvelle administratrice des ressources. Le CA doit élir la nouvelle administratrice des ressources par un vote à la majorité des deux tiers.

 

Communications du CA

Quatorze (14) jours avant chaque réunion du conseil d’administration, chaque administratrice, incluant l’administratrice des ressources, fournira un rapport écrit standard à partir du 1^er avril, et ce,  jusqu’à la fin de leur mandat. Le rapport sera affiché sur le forum de discussion de l’assemblée générale annuelle sur le site Internet de l’AEIC. Le rapport doit inclure, mais n’est pas limité à:

• Un résumé de tous les objectifs constitutionnels et particuliers (tâches) de la position, tels qu’ils sont décrits dans la partie V (Pouvoirs et obligations du CA) des présents règlements intérieurs. Ces objectifs sont reliés au plan stratégique de l’association;
• Un résumé des actions prises afin d’atteindre ces objectifs (tâches), par exemple des participations à des comités, événements, réunions, etc.;
• Un résumé des résultats (impact) de ces actions;
• Une date limite claire pour chacun des objectifs (tâches), avec une description de son statut présent [l’objectif est-il atteint ou pas et si non, où en est son évolution];
• Un résumé des sujets nécessitant une attention particulière du CA;
• Le CA devra utiliser le formulaire standard approprié, tel qu’indiqué par les présents règlements intérieurs ainsi que par le Manuel de référence.

Trente (30) jours avant l’Assemblée générale annuelle, chaque administratrice soumettra, par courriel, à l’administratrice des ressources et à la présidente, un rapport détaillé qui comprendra:

• Les objectifs de l’AEIC, qui sont reliés au plan stratégique de l’association;
• Les actions entreprises tout au long de leur mandat pour atteindre chaque objectif;
• Les recommandations pour la prochaine administratrice dans leur position; et
• Le CA devra utiliser le formulaire standard approprié, tel qu’indiqué par les présents règlements intérieurs ainsi que par le Manuel de référence.

Le CA doit se réunir par téléconférence tous les deux mois (sauf durant les mois avec une réunion en personne).

 

Communications du comité exécutif 

Les dirigeantes doivent participer à une téléconférence au moins une fois par mois durant leur mandat, à moins de tenir une réunion en personne durant le mois.

 

Dossiers personnels 

L’Agente administrative maintiendra un dossier individuel personnel pour chaque administratrice. Le dossier se composera d’une description de tâches, d’un dossier sur les élections de la personne et sur sa nomination, de toutes notes de félicitations ou de manquement à la discipline, ainsi que le serment d’entrée en fonction. Le dossier sera conservé comme faisant partie des dossiers permanents de l’AEIC et sera accessible par demande écrite à la présidente. Une administratrice terminant son mandat peut avoir le droit d’accéder à une copie du dossier ou de certaines parties du dossier, à la discrétion du comité exécutif.

 

Démission 

Une personne peut démissionner de son à condition de fournir un préavis écrit à la présidente.

 

Conflit d’intérêts 

Les administratrices ne doivent pas se placer dans une position où leurs obligations et responsabilités entrent en conflit ou en compétition avec leurs intérêts personnels ou professionnels, où des pertes/gains risquent d’être encourus. La common law (loi commune) ne permet pas aux administratrices d’être impliquées dans quelque activité extérieure que ce soit qui pourrait altérer leur habileté à remplir leurs fonctions au sein de l’AEIC. S’il y a un conflit d’intérêts potentiel ou réel, il doit être immédiatement signalé au CA. Le CA décidera ensuite des mesures à prendre.

 

Partie VI: Réunions des exécutifs régionaux

Ordres du jour

En plus des rapports et des affaires courantes, les ordres du jour doivent inclure, mais ne sont pas limités à:

 

Réunion d’automne de l’exécutif régional

• Révision des contrats
• Communication/représentation
• Guide pour les résolutions
• Guide pour les énoncés de position
• Révision du site Internet
• Révision des guides de septembre

 

Réunion d’hiver de l’exécutif régional

• Communication/représentation
• Résolutions pour l’AN
• Prises de position pour l’AN
• Révision des trousses de recrutement

 

Partie VII: Réunions du conseil d’administration

Ordres du jour

En plus des rapports et des affaires courantes, les ordres du jour doivent inclure, mais ne sont pas limités à:

Réunion du CA du printemps

• Plans stratégiques : plans individuels et plan de l’association
• Communication/représentation
• Budget pancanadien
• Guide de septembre
• Demandes de nomination pour les statuts de membre à vie et honoraire
• Résolutions des assemblées nationales précédentes
• Revue et examen des règlements généraux et intérieurs
• Au besoin, nommer une nouvelle administratrice des ressources

 

Réunion du CA de l’automne

• Communication/bilan de la représentation
• Évaluation de la nomination de l’administratrice des ressources
• Préparation de l’Assemblée générale annuelle
• Résolutions qui seront soumises à l’Assemblée générale annuelle
• Discussion sur les boursières et les nouveaux membres à vie et honoraires, et désignation s’il y a lieu
• Examen de la vérification comptable de l’année précédente
• Revue et examen des règlements généraux et intérieurs

 

Réunion du CA de l’hiver

• Évaluation du poste d’administratrice des ressources
• Documents préparatoires à l’Assemblée générale annuelle
• Changements apportés aux règlements généraux et intérieurs devant être présentés à l’assemblée générale annuelle
• Résolutions et énoncés de position devant être présentés à l’assemblée générale annuelle
• Trousses de recrutement
• Discussion sur l’attribution des adhésions à vie et sur les membres honoraires

 

Réunion de passation des pouvoirs du CA

• Serments d’entrée en fonction
• Contrats des directeurs/directrices du congrès national et des congrès régionaux
• Contrats
• Transfert d’informations aux administratrices entrantes
• Nomination des présidentes des comités permanents

 

Partie VIII: Réunions de l’association

La durée minimum d’une assemblée générale annuelle, comprenant l’élection du CA, est de 12 heures.

Ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle

Les points suivants doivent faire partie de l’ordre du jour. Toute administratrice ou toute déléguée officielle peut faire inscrire à l’ordre du jour des points additionnels:

• Rapport du conseil d’administration
• Rapport financier de l’année précédente
• Rapport financier de l’année en cours
• Suivi des résolutions adoptées antérieurement
• Nouvelles résolutions proposées
• Affaires de l’année précédente pertinentes à l’année présente
• Affaires propres à l’année présente
• Vote sur les adhésions honoraires et à vie
• Approbation de la vérification comptable de l’année financière précédente
• Nomination du vérificateur comptable pour l’année en cours

Rapports

Aux fins de traduction, tous les rapports doivent avoir été soumis trente (30) jours avant l’Assemblée générale annuelle. Tous les rapports doivent faire partie des documents préparatoires à l’AN, remis à toute personne qui sera appelée à voter.

Résolutions

Toutes les résolutions doivent avoir été reçues par la présidente avant la réunion du CA, tenue lors du congrès national.

Documents préparatoires à l’Assemblée générale annuelle

Les documents préparatoires à l’Assemblée générale annuelle dont l’ordre du jour, les rapports, les états financiers, les résolutions, ainsi que tous les autres documents pertinents doivent être remis aux déléguées officielles avant la tenue de la réunion régionale d’hiver doivent comprendre. Il appartient à chaque déléguée officielle de prendre connaissance de la documentation afin d’être en mesure de participer pleinement aux discussions de l’assemblée.

Procès-verbaux

Les procès-verbaux de l’Assemblée générale annuelle seront distribués tel que stipulé dans les présents règlements intérieurs. Pourvu que cela soit financièrement réalisable, les procès-verbaux seront disponibles en français et en anglais.

 

Partie IX: Congrès national

La partie IX ne peut être modifiée que par l’AN.

Durant le congrès national, un minimum de temps doit être alloué pour l’Assemblée générale annuelle, tel que stipulé dans la section « Réunions de l’association » des présents règlements intérieurs.

Le congrès national a lieu durant la dernière semaine du mois de janvier, sur une base annuelle. 

Sélection de l’école hôte

Le lieu du congrès national est choisi un an d’avance pendant le congrès annuel de l’association. L’école hôte doit soumettre une proposition à l’assemblée générale dans le cadre du processus d’élections. L’école hôte retenue doit désigner un directeur du congrès national au conseil d’administration. Le DGN en poste doit travailler avec le nouveau DGN pour assurer une transition sans heurts.

Réunion d’orientation du CPCN

Au mois de mai, la Présidente ou l’Agente administrative, la Directrice du congrès national, la Conseillère du congrès national, et le CPCN se réunissent dans la ville hôte, si possible financièrement, pour orienter le CPCN et pour coordonner les contrats avec l’hôtel/centre des congrès. La réunion sert à partager de l’information entre les participants par rapport au rôle de chaque poste, à planifier les tâches et les objectifs, à déterminer les dates limites et à comprendre le lien entre chaque poste et les fonctions du CA. Toutes les dépenses liées à cette réunion sont couvertes par le budget du congrès national.

Finances

La totalité des frais d’inscription pour les administratrices est payée à même le budget du congrès national. Les frais d’inscription au congrès ne sont pas remboursables, mais une inscription peut être transférée à une autre étudiante désireuse d’assister au congrès. Le transfert des frais est la responsabilité de l’étudiante présente. Si un congrès est annulé, les participantes verront leurs frais d’inscription remboursés à même les fonds réservés au congrès. Le directeur/directrice du congrès doit remettre un reçu pour les frais du congrès dans les trente (30) jours de la réception du paiement.

L’AR soumettra un compte-rendu financier du compte de banque du congrès national, en même temps que le compte-rendu financier trimestriel.

La DCN fournira au CA une ébauche du programme du congrès et un budget provisoire avant la réunion du CA du printemps pour obtenir l’approbation.

Si un profit est réalisé, l’argent avancé sera retourné au compte national de l’AEIC; le profit restant sera réparti de façon égale: l’établissement hôte en recevra la moitié, tandis que l’autre moitié des profits sera déposée au compte national de l’AEIC.

S’il y a un déficit, le compte national de l’AEIC épongera la perte.

Tous revenus provenant du congrès national seront déposés au compte du congrès national de l’AEIC.

Les frais d’inscription au congrès national pour les membres de l’AEIC ne doivent pas dépasser deux cent dollars (200 $) plus taxes. Si la DCN souhaite dépasser le taux établi, elle doit obtenir l’approbation du CA.

 

Équipe nationale

L’équipe nationale sera composée de six (6) membres. L’équipe nationale comprend un étudiant par région, en plus du directeur/directrice de l’équipe nationale. Lorsqu’il n’y a aucune application reçue d’une région donnée pour faire partie de l’équipe nationale, le directeur/directrice de l’équipe nationale choisira la candidate la plus qualifiée pour combler cette vacance.

À partir du congrès national de 2005, le budget pour couvrir les dépenses de l’équipe nationale sera d’un maximum de 5 000 $.

L’équipe nationale est assujettie aux présents règlements intérieurs, ainsi qu’aux règlements généraux et au Manuel de référence de l’association.

 

Commanditaires/Exposants/Donateurs

Le directeur/directrice du congrès national et le comité de planification du congrès national ne solliciteront des commanditaires, exposants et donateurs seulement aux niveaux canadien et international et dans la région géographique immédiate du congrès national.

L’AR coordonnera, avec la DCN, le suivi et la compilation des coordonnées des commanditaires, exposants et donateurs. Pour ce faire, elle utilisera le formulaire approprié, tel qu’indiqué dans les présents règlements intérieurs et le Manuel de référence.

Partie X: Congrès régionaux

La partie X ne peut être modifiée que par l’AG.

Le congrès régional aura lieu pour chaque région durant la dernière semaine d’octobre ou la première semaine de novembre, sur une base annuelle. Chaque congrès régional doit accorder un minimum de six heures aux réunions concernant les affaires de la région.

Sélection de l’école hôte

L’endroit du prochain congrès régional sera décidé durant la réunion de l’exécutif régional qui a lieu en même temps que le congrès régional de l’Association. Les écoles hôtes aspirantes soumettront leurs propositions à l’exécutif régional, suivant le processus des élections. L’école hôte élue désignera un directeur/directrice du congrès régional. Celle-ci fera partie de l’exécutif régional. La présente DCR travaillera avec la DCR désignée, afin d’assurer une transition en douceur.

Finances

Une avance de fonds de cinq cents dollars (500 $) peut être remise à l’école hôte pour acquitter les dépenses initiales après que le directeur/directrice régionale et les dirigeantes de l’AEIC aient reçu de cette dernière et accepté le budget détaillé préliminaire. Les frais d’inscription au congrès ne sont pas remboursables, mais une inscription peut être transférée à une autre étudiante désireuse d’assister au congrès. Le transfert des frais est la responsabilité de l’étudiante présente. Si un congrès est annulé, les participantes verront leurs frais d’inscription remboursés à même les fonds réservés au congrès. Le directeur/directrice du congrès doit remettre un reçu pour les frais du congrès dans les trente jours de la réception du paiement.

Tout profit résultant de la tenue d’un congrès régional reviendra à l’établissement hôte, après le remboursement de l’avance de 500 $, le cas échéant.

Aucune dette d’un congrès régional ne sera acquittée à même le compte national à moins qu’elle n’ait été vérifiée et acceptée par le conseil d’administration.

Le budget d’un congrès régional doit être présenté lors de la réunion des affaires régionales de l’automne, et un rapport financier final, accompagné d’un rapport de congrès avec recommandations, seront soumis au directeur/directrice régionale dans un délai de soixante (60) jours suivants le congrès. Lorsque l’exécutif approuve les rapports finaux, un chèque de la somme du profit garanti de MarketAd moins les coûts d’impression (et des livres de carrière, le cas échéant) sera envoyé à la section hôte. Si le rapport et le budget ne sont pas soumis dans un délai de soixante (60) jours après le congrès, l’école hôte ne touchera pas aux profits de MarketAd. Ce rapport sera aussi présenté à la réunion régionale de l’exécutif d’hiver durant le congrès national.

Un rapport final sur le congrès, accompagné de recommandations, sera soumis au directeur/directrice régionale dans les trente (30) jours du congrès.

Le directeur/directrice du congrès régional fournira au directeur/directrice régionale, un horaire ainsi qu’un budget préliminaire pour le congrès, et des formulaires d’inscription (pour les participants et les exposants) lors de la réunion du CA du printemps.

Les frais d’inscription au congrès régional des membres de l’AEIC ne doivent pas dépasser soixante-quinze dollars (75 $), plus taxes. Si la Directrice du congrès régional souhaite dépasser le montant établi, elle doit obtenir l’approbation du CA.

Les frais d’inscription au congrès et les frais d’hébergement des directeurs/directrices régionales sont assumés par l’établissement hôte. Les frais de déplacement sont couverts par l’AEIC.

Le directeur/directrice régionale est membre d’office du comité du congrès régional. Dès son élection, le directeur/directrice du congrès régional doit prêter un serment d’office disant qu’elle assumera son rôle dans le respect des présents règlements intérieurs.

Commanditaires/Exposants/Donateurs

La DR, DCR et le comité de planification du congrès régional ne solliciteront des commanditaires, exposants et donateurs que dans la région du congrès régional et dans la région géographique immédiate du congrès régional, exception faite du guide du congrès qui pourra contenir des publicités internationales.

Tous les exposants seront basés dans la région du congrès régional (p. ex. dans la région de l’Ontario, des hôpitaux, agences communautaires, compagnies, etc. de l’Ontario seulement) ou seront des organisations basées au Canada qui recrutent exclusivement pour des postes au Canada.

La DR devra coordonner, avec la DCR et l’AR, le suivi et la compilation des coordonnées des commanditaires, exposants et donateurs. Pour ce faire, elle utilisera le formulaire approprié, tel qu’indiqué dans les règlements intérieurs et le Manuel de référence.

 

Partie XI: Comités

Les comités permanents

Le comité de gouvernance

La présidente du comité est responsable de la supervision des activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

 

Le comité du bilinguisme et de la traduction

La présidente du comité est responsable de la supervision des activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux. La présidente du comité devra s’assurer que toutes les traductions du comité sont de haute qualité. La présidente du comité devra aussi s’assurer que la politique des communications (en cours) de l’association, telle que décrite dans les règlements intérieurs et dans le Manuel de référence, soit respectée.

 

Le comité des nominations et des élections

La présidente du comité des nominations et des élections sera désignée par le titre de Directeur/directrice générale des élections et devra s’assurer que la politique des élections en cours de l’association, telle que décrite dans les règlements intérieurs et dans le Manuel de référence, soit respectée.

 

Le comité de médiation du CA (CMCA)

La présidente du comité doit:

• organiser et faciliter les réunions du CMCA;
• réviser les rapports des administratrices et s’assurer que celles-ci remplissent leurs obligations telles que spécifiées dans la partie sur les pouvoirs et obligations du CA dans les règlements intérieurs;
• communiquer avec les présidentes des comités et déterminer les présences des administratrices aux réunions et événements;
• déposer un grief/plainte quand les administratrices ne s’acquittent pas de leurs obligations respectives;
• agir comme médiatrice entre le comité et une administratrice qui est le sujet d’un grief/plainte et informer l’administratrice des mesures disciplinaires;
• produire les communications écrites du CMCA;
• transmettre au directeur/directrice des communications tous documents officiels du CMCA, afin qu’ils soient classés dans les documents permanents de l’association.

 

Demande de démission

Le CMCA peut demander à une administratrice de démissionner de l’AEIC quand : a) une administratrice est jugée dans l’incapacité de remplir les obligations de sa position ou b) la conduite d’une administratrice nécessite qu’elle soit retirée de sa position. Ceci sera déterminé par le CMCA, qui évaluera l’administratrice suivant les stipulations dans les règlements généraux. En toutes circonstances, une demande de démission devra rester strictement confidentielle jusqu’à ce que : a) l’administratrice en question soumette une lettre écrite de démission b) le comité recommande que l’administratrice soit congédiée. Jusqu’à cinq (5) jours ouvrables seront accordés à l’administratrice pour soumettre sa lettre de démission au CMCA, avant qu’une recommandation de congédiement ou censure soit transmise au CA.

 

Congédiement

Les administratrices seront avisées par écrit d’une intention de voter à propos d’un congédiement, selon les stipulations des règlements généraux.

 

Griefs déposés contre les administratrices et protocole disciplinaire

L’AEIC encourage fortement ses membres et administratrices à communiquer directement entre parties et à résoudre un quelconque conflit de manière informelle quand il est possible de le faire. Cependant, l’AEIC reconnaît qu’il y aura des conflits qui ne pourront être résolus de cette façon. Dans le but de résoudre des problèmes et des conflits sans en arriver à la censure ou au congédiement, l’AEIC donne au CMCA le pouvoir de tenter de résoudre ces problèmes et conflits en utilisant les procédures suivantes:

 

Étape 1 (Résolution informelle)

Un membre de l’AEIC ou administratrice qui a un problème ou conflit avec une administratrice devra discuter du problème avec la présidente ou, dans l’éventualité où le problème concerne la présidente, avec la vice-présidente. L’investigatrice (la présidente ou la vice-présidente) répondra à la plainte d’ici dix jours ouvrables, et essaiera de résoudre le problème. L’on renoncera à cette étape quand les actions de l’individu risquent déraisonnablement de faire péricliter les opérations de l’AEIC ou sont connues être de nature illégale. Dans de tels cas, la présidente ou autre personne désignée passera immédiatement à l’étape deux ou trois et en informera le CMCA immédiatement.

 

Étape 2 (Résolution formelle)

L’investigatrice initie le processus de résolution formelle quand un membre de l’AEIC ou une administratrice soumet une plainte qui a été traitée en accord avec l’étape un ou quand les actions d’une administratrice risquent déraisonnablement de faire péricliter les opérations de l’AEIC ou sont connues être de nature illégale. Une plainte sera écrite, signée et datée, et la ou les politique(s) spécifiques de l’AEIC qui sont en litige seront clairement identifiées. La présidente ou personne désignée entreprendra une investigation complète. Toutes les informations recueillies seront présentées à la réunion suivante du CMCA. Le CMCA ou une personne désignée par ce même comité pourra soit rencontrer l’administratrice qui est le sujet de la plainte afin de discuter des actions de l’administratrice, soit demander une réponse écrite. Le comité révisera ensuite toute la documentation disponible et recommandera une marche à suivre. Les actions entreprises contre l’administratrice, s’il y en a, seront communiquées par le comité ou la personne désignée, à l’administratrice, à l’intérieur de cinq (5) jours ouvrables à partir de la réunion, en mettant en évidence le problème et en mandatant les actions appropriées. Le directeur/directrice des communications inclura dans le dossier personnel de l’administratrice, une copie écrite des documents issus des étapes deux et trois.

 

Étape 3

À l’intérieur de cinq (5) jours ouvrables suivants la décision écrite du CMCA, la personne portant plainte ou le comité pourra soumettre une lettre à la présidente ou personne désignée, afin de demander une révision de la décision du CMCA. Le sujet sera inscrit à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CMCA. Le CMCA pourra considérer plusieurs mesures disciplinaires afin d’aborder le problème avec les administratrices, incluant des avertissements verbaux ou écrits, la censure ou le congédiement, et toute mesure contenue dans le mandat du CMCA. Dans les cas où le congédiement est une recommandation, le CMCA devra consulter le conseiller juridique en ce qui a trait au rôle d’une administratrice dans une association à but non lucratif. La sévérité et la rapidité avec lesquelles une action est prise par l’AEIC à l’encontre d’une administratrice devront être proportionnelles au problème rencontré. Sauf dans les cas de vol, faute dolosive, actes illégaux ou autres fautes sévères, une approche disciplinaire progressive devra être adoptée. Une administratrice recevra une copie de toute note disciplinaire formelle devant être placée dans son dossier personnel. Il n’y aura pas d’appel à la décision du CA.

 

Le comité de planification stratégique

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

Un membre du CA assume la présidence du comité de planification stratégique. Le président est nommé par les directeurs lors de la rencontre de planification stratégique de juin.

Le comité devra:

• effectuer une évaluation environnementale régulière reliée à la mission de l’association;
• identifier les politiques et scénarios politiques ayant le potentiel d’affecter l’association;
• garder le CA informé de tous ces scénarios potentiels et faire des recommandations en ce qui concerne la ou les réponse(s) stratégique(s) de l’association;
• réviser régulièrement les plans et processus stratégiques de l’association;
• réviser régulièrement et mettre à jour les énoncés de position de l’AEIC et en soumettre des nouveaux à l’assemblée générale pour approbation; et
• rendre compte au CA annuellement.

 

Le comité d’attribution des bourses

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

 

Le comité de planification du congrès national

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

Le comité est composé des postes suivants :

• Directeur du congrès national (président)
• Directeur adjoint du congrès
• Coordonnateur des inscriptions et de la logistique
• Coordonnateur  des conférenciers
• Coordonnateur  des exposants et du salon de l’emploi
• Coordonnateur  des commandites
• Coordonnateur  de la vente aux enchères
• Coordonnateur  des activités sociales
• Coordonnateur  des bénévoles
• Coordonnateur  de la recherche et des ateliers
• Coordonnateur  de l’équipe nationale

Conseillère du congrès national : doit être ancienne DCN ou ancienne membre du CPCN; ses frais de déplacement, d’hébergement et d’inscription au congrès national sont couverts par le budget du congrès national

 

Comité de la santé mondiale

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux

Comité de l’informatique

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

 

Comité de la diversité 

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

 

Comité national de la santé publique et de la communauté 

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

 

Comité national de développement du leadership et de carrière 

La présidente du comité est responsable de gérer les activités du comité, telles que définies dans les règlements généraux.

Comités d’étude

Description 

Un comité d’étude est un comité formé à la demande d’un membre de l’association en vue de l’étude d’une question particulière qui intéresse tout autant le membre que l’association ou les étudiantes infirmières. Pour constituer un comité d’étude, on doit obtenir l’approbation des membres votants du comité exécutif de l’association, des membres du conseil d’administration ou de l’Assemblée générale annuelle.

 

Processus de création d'un comité d’étude: 

1. Identifier une question d’intérêt pour l'AEIC ou pour les étudiantes infirmières, puis faire une proposition écrite pour l’étude de cette question contenant les objectifs spécifiques du comité.
2. Identifier les membres de l'association intéressés à l’étude de cette question et qui voudraient y consacrer du temps et de l’énergie.
3. Faire parvenir à la vice-présidente/directeur/directrice de l'éducation inter/intra-professionnelle et de la recherche une proposition écrite et lui fournir la liste des personnes intéressées à faire partie du comité d’étude.
4. La vice-présidente/directeur/directrice de l'éducation inter/intra-professionnelle et de la recherche doit ensuite présenter la proposition aux dirigeantes de l’AEIC, au CA ou à l’Assemblée générale annuelle dans le but d'obtenir l’autorisation pour la création du comité.
5. Une fois la création du comité d’étude autorisée et la présidente élue par les membres du comité, ce dernier acquiert officiellement le statut de comité d’étude de l'AEIC et peut faire une demande de financement auprès du conseil d’administration selon les modalités prévues pour le financement des comités d’étude.

 

Responsabilités du comité: 

• Les membres du comité feront l’étude de la question au meilleur de leur capacité;
• Le comité doit communiquer au moins une fois par mois avec la vice-présidente/directeur/directrice de l'éducation inter/intra-professionnelle et de la recherche pour l’informer de l'évolution de ses travaux; et
• Le comité doit fournir un rapport écrit de ses activités à la vice-présidente/directeur/directrice de l'éducation et de la recherche au plus tard le 30 novembre pour présentation à l'assemblée générale annuelle, ou dans les 30 jours de la complétion de ses travaux.

 

Responsabilités de la vice-présidente/directeur/directrice de l'éducation inter/intra-professionnelle et de la recherche: 

• Présenter les demandes de formation d’un comité d’étude aux dirigeantes de l'association, au CA ou à l'Assemblée générale annuelle, pour évaluation et approbation;
• Servir de lien entre le comité d’étude, le conseil d’administration et l’Assemblée générale annuelle en s’assurant du maintien des communications mensuelles avec le comité et de la réception du rapport du comité d’étude au plus tard le 30 novembre; et
• Promouvoir les activités du comité au niveau pancanadien.

 

Partie XII: Finances

Cette section peut être modifiée uniquement par l'Assemblée générale annuelle

Budget

Un budget annuel détaillé doit être élaboré et approuvé au cours de la première réunion du conseil d'administration de l'année (printemps), et révisé à chacune des autres réunions.

Dans son budget, le conseil d'administration peut planifier les dépenses annuelles selon les revenus de l’exercice fiscal précédent de la manière suivante :

100 % des frais d’adhésion;

50 % des frais de redevances alloués aux dépenses opérationnelles;

25 % des frais de redevances alloués aux prix et aux bourses; et

Tous les autres surplus doivent être placés dans le fonds de réserve.

 

Frais d’adhésion

Tous les frais d’adhésion pour l’année en cours doivent être payés avant le10 novembre. Une section est dite en règle si la cotisation est reçue d’ici la date d’échéance. Tel qu’indiqué dans les règlements généraux de l’association, une section, dont la cotisation n’a pas été reçue avant la fin de l’année fiscale de l’association, sera réputée comme n’étant plus en règle. Les membres de cette section ne pourront alors plus soumettre des demandes pour les bourses et prix de l’AEIC, et ce, jusqu’à ce que la cotisation ait été payée, à moins que ces membres de section décident de se joindre à l’association en tant que membres à distance. L’exécutif régional se voit allouer 0,25$ par membre dans leur région en tant qu’élément du budget régional spécifique. L’exécutif régional décide de l’utilisation de ces fonds, tel qu’indiqué dans le chapitre exécutif régional (votes) des Règlements généraux.

 

Budgets des administratrices

La présidente reçoit 200 $ et les autres administratrices reçoivent 50 $ pour les dépenses encourues dans le cadre de leurs fonctions. Les directrices ne reçoivent pas de budget individuel. Les administratrices ne seront remboursées pour leurs dépenses uniquement sur présentation de reçus et pourvu que le montant réclamé ne dépasse pas le budget alloué. S’il advenait qu’une administratrice ait besoin de dépasser le budget alloué pour remplir ses fonctions, elle devrait faire une demande officielle auprès du CA [cette demande devant toutefois être faite avant que la dépense excédant son budget ne soit effectuée]. Les dirigeantes votantes peuvent prendre la décision d’accorder cette dépense supplémentaire si aucune réunion du CA n’est prévue avant que la dépense ne doive être effectuée.

 

 

Administration des fonds

Les administratrices votantes, les dirigeantes et l’administratrice des ressources sont habilitées à faire des demandes de remboursement pour des dépenses de déplacement, repas (tel qu’indiqué à la section Indemnité pour les repas ci-dessous), hébergement et dépenses personnelles approuvées et qui sont encourues dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’AEIC (i.e. appels téléphoniques, articles de bureau, timbres, etc.). Les reçus appropriés doivent accompagner toute demande de remboursement. Aucune somme ne peut être déboursée sans avoir obtenu au préalable un reçu ou une facture. Les fonds prévus pour les bourses et prix constituent la seule exception à cette règle. Aucune sortie de fonds excédant les montants prévus au budget ne peut être effectuée sans avoir obtenu au préalable l'autorisation des dirigeantes votantes ou du conseil d’administration.

Les remboursements ont lieu seulement si les reçus sont fournis, un formulaire de demande de remboursement est complété et si les dépenses encourues ne dépassent pas le budget alloué. Les administratrices votantes, les dirigeantes et l’AR doivent obtenir l’approbation du comité exécutif de l’association, à l’avance, pour les déplacements et dépenses reliées, en remplissant le formulaire approprié, tel qu’indiqué dans les Règlements intérieurs et le Manuel de référence, et seules les dépenses ainsi approuvées seront remboursées.

L’AR aura à sa disposition une carte de crédit corporative ainsi qu’une carte de guichet pour les achats qui requièrent des sorties de fonds immédiates. Aucun achat ne peut être fait sans l’approbation du comité exécutif de l’association et tous les achats sont liés à la politique de remboursement par carte de crédit corporative de l’AEIC.

 

Déplacement et hébergement

Le lieu où se tiendra une réunion du CA doit être sélectionné en fonction de la capacité d’y tenir la réunion et des coûts les moins élevés possible. Toutes les administratrices doivent se rendre aux réunions et aux congrès selon le moyen le plus simple et le moins cher possible. Toutes les administratrices doivent être hébergées de la manière la plus simple et la moins chère possible. Tous les déplacements et hébergements doivent au préalable obtenir l’approbation de l’administratrice des ressources; si cette dernière considère que les choix d’un membre du CA ne respectent pas les critères de restrictions ci-dessus, une décision finale à ce sujet sera prise par les dirigeantes votantes de l’AEIC. Si l’administratrice concernée tient malgré tout à sa façon de voyager et à son choix d’hébergement, elle devra défrayer personnellement les frais supplémentaires en sus des frais déterminés par les dirigeantes votantes de l’association dont la différence raisonnable entre le coût proposé et le coût choisi sera déterminée par les dirigeantes.

La date et le lieu d’une réunion devraient être déterminés aux moins quatre-vingt-dix jours à l’avance. Les arrangements pour le déplacement et l’hébergement devraient être finalisés au moins soixante (60) jours à l’avance. Les administratrices votantes et l’AR utilisant des automobiles personnelles dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’AEIC doivent se prémunir des assurances appropriées. L’AR devra préparer un budget de déplacement trente (30) jours avant la réunion, comprenant tous les détails du déplacement et les coûts qui y sont reliés.

 

Indemnité pour les repas

Lors des réunions du CA et du congrès national, les administratrices ont chacune droit à une indemnité pour les repas jusqu’à concurrence de vingt-cinq dollars (25 $) par jour, incluant les jours de déplacement, pourvu que les reçus appropriés soient fournis. Les directeurs/directrices régionales ont droit à une indemnité pour les repas de vingt dollars (20 $) lors de l’assemblée régionale d’automne.

 

Négociations/achats de contrat

Tous les contrats doivent être examinés et évalués de façon critique par le CA avant d’être approuvés. Une fois approuvé, un contrat est subséquemment signé par deux des dirigeantes de l’association habilitées à signer.

 

Un minimum de trois soumissions doit être sollicité pour tout achat (ex. cartes professionnelles, lieux de réunion du CA), avant que l’approbation des dirigeantes votantes du comité exécutif de l’association puisse être donnée. Toutes les soumissions doivent être dûment considérées et une justification expliquant la décision rendue doit être élaborée.

 

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Dernière mise à jour 17 janvier, 2012

 

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